Uusasiakasrekisteri

Laatimispäivämäärä 24.7.2018

Rekisteriseloste

Henkilötietolaki (523/1999) 10 §
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä: Suomen Terveysravinto Oy
Rekiterinpitäjän Y-tunnus: 2342164-1
Rekisterinpitäjän kotipaikka: Sarkiantie 409, 38200 Sastamala
Asiakaspalvelun yhteystiedot: 0800-304030 (ma–pe 9–17)

Tietosuojavastaava: Markus Mäenpää
tietosuojavastaava(a)suomenterveysravinto.fi

2. Rekisterin nimi

Suomen Terveysravinnon uusasiakasrekisteri

3. Henkilötietojen käsittelytarkoitus ja oikeusperuste

Uusasiakasrekisteri on henkilötietorekisteri, jonka tarkoituksena on kerätä laillisesti hankittuja henkilötietoja Fonectan henkilötietomyynnistä uusien asiakkaiden hankintaa varten.

Käsittelyn oikeusperuste on edunvertailu / oikeutettu etu (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679, nootti 47).

Uusasiakasrekisterissä oleville soitettaessa puhelut nauhoitetaan normaalin puhelumarkkinointikäytännön mukaisesti. Käsittelyn lakiperusteena on edunvertailu (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679, 9 artikla 2 kohta).

Rekisterin sisältämistä tiedoista ei tehdä automaattista profilointia, jolla olisi oikeusvaikutuksia rekisteröidyn kannalta.

4. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietojen säilytysaika määräytyy markkinointipuhelun lopputuloksen mukaan.
a) Jos markkinointipuhelu johtaa asiakkuuden syntymiseen, henkilötiedot poistetaan uusasikasrekisteristä ja siirretään asiakasrekisteriin (ks. erillinen rekisteriseloste).
b) Jos taas asiakas kieltää soittamasta enää uudelleen, hänelle tarjotaan mahdollisuutta päästä kieltolistalle, jolloin häneen ei enää oteta yhteyttä. Tällöin muut henkilötiedot poistetaan järjestelmästä, ja vain puhelinnumero siirretään kieltolistalle (ks. erillinen rekisteriseloste).
c) Jos myyntipuhelu ei johda asiakkuuden syntymiseen, henkilötietojen säilyttämiseen ei ole enää oikeusperustetta, ja ne poistuvat automaattisesti järjestelmästä 3 kuukauden sisällä (listan toimittajan erikseen määrittelemä käyttöaika henkilötietolistalle; ks. seuraava kohta).
d) Myynnin käyttämään LeadDesk-järjestelmään tallentuvat myös markkinointipuhelut, jotka sisältävät todennäköisesti henkilötietoja. Markkinointipuheluita säilytetään 3 kuukautta tilausten todentamista ja ristiriitatilanteiden ratkaisemista varten, minkä jälkeen puhelut poistetaan automaattisesti. Tallenteita voidaan säilyttää pidempään, jos ne ovat tarpeellisia esimerkiksi valituksen käsittelyssä, oikeusprosessin kannalta tai vastaavasta syystä.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää etunimen, sukunimen, puhelinnumeron, katuosoitteen, postinumeron ja kaupungin. Rekisteriin ostetuista yhteystiedoista tiedetään etukäteen, että numerot ovat julkisia, ne ovat Suomesta ja niiden omistajat ovat täysi-ikäisiä. Näin taataan, että tiedoissa ei voi olla alaikäisten tietoja.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin ostetaan säännöllisesti Fonectalta laillisia henkilötietoja, joilla ei ole suoramarkkinointikieltoa.

7. Tietojen siirto ETA-alueen ulkopuolelle

Tiedot ovat markkinoinnin käyttämässä LeadDesk-järjestelmässä. Järjestelmä toimii pilvipalveluna, ja sen käyttöpaikat sekä palvelimet sijaitsevat fyysisesti ETA-alueella.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri on olemassa vain sähköisenä markkinointipuhelujärjestelmässä. Sähköinen rekisteri on suojattu salasanoilla, ja rekisteriä käyttävien henkilöiden käyttöoikeudet on rajattu henkilön tehtävänkuvan mukaan. Kaikki rekisteriä käyttävät ovat allekirjoittaneet elämän mittaisen vaitiolositoumuksen rekisterin sisällöstä. Markkinointipuhelujärjestelmästä vastaava alihankkija vastaa puoleltaan riittävistä teknisistä ja organisatorisista toimista, jotka takaavat rekiterin fyysisen ja teknisen suojauksen.

9. Rekisteröidyn oikeudet

a) Rekisteröidyllä on oikeus vaatia pääsy järjestelmissä häntä koskeviin henkilötietoihin. Tiedot voidaan toimittaa riittävän tunnistautumisen saatua puhelimella tai suojatulla sähköpostilla. Tiedot voidaan myös pyydettäessä toimittaa paperilla, mutta useammista versioista peritään kohtuulliset hallinnointikustannukset (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 15 artikla kohta 3)
b) Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisiksi havaitsemiensa tietojen oikaisemista tai poistamista.
c) Rekisteröidyllä on ns. oikeus tulla unohdetuksi. Tämä on rekisteröidyn oikeus, mutta se ei toisaalta aja muualla lainsäädännössä vaadittujen asioiden (esimerkiksi kirjanpitolainsäädännön velvoitteiden, avoinna olevien vaateiden, ym.) ohi.
d) Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista ja oikeus saada tietonsa koneellisesti luettavassa muodossa (xml) toiseen järjestelmään siirtämistä varten.
e) Rekisteröidyllä on oikeus kieltäytyä suoramarkkinoinnista.
f) Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toiminnasta valvontaviranomaisille; tässä yhteydessä oikea viranomainen on Tietosuojavaltuutettu.
g) EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (12 artikla 3 kohta) mukaan Suomen Terveysravinto Oy vastaa tulleisiin kyselyihin ”ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.” Kuitenkin pyrkimyksenä on vastata selkeästi nopeammin.


Kieltolistarekisteri

Laatimispäivämäärä 24.7.2018

Rekisteriseloste

Henkilötietolaki (523/1999) 10 §
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä: Suomen Terveysravinto Oy
Rekiterinpitäjän Y-tunnus: 2342164-1
Rekisterinpitäjän kotipaikka: Sarkiantie 409, 38200 Sastamala
Asiakaspalvelun yhteystiedot: 0800-304030 (ma–pe 9–17)

Tietosuojavastaava: Markus Mäenpää
tietosuojavastaava(a)suomenterveysravinto.fi

2. Rekisterin nimi

Suomen Terveysravinnon kieltolistarekisteri

3. Henkilötietojen käsittelytarkoitus ja oikeusperuste

Kieltolistarekisteri on rekisteri, johon asiakas merkitään tämän omasta pyynnöstä, jos hän ei enää tahdo vastaanottaa markkinointipuheluja Suomen Terveysravinto Oy:ltä tai tämän alihankkijoilta. Kun asiakas esittää tämän toiveen, myyjä tai asiakaspalvelija tarjoaa mahdollisuutta päästä kieltolistalle, jonka kautta pystytään takaamaan, että asiakas ei saa enää myyntiyhteydenottoja.

Rekisteri on olemassa, jotta asiakkaalle voidaan heidän näin toivoessaan taata, että heihin ei enää oteta yhteyttä. Tässä on otettu huomioon, että jos asiakas vaatii täydellistä tietojensa poistamista, ei ole keinoa taata, ettei hänen puhelinnumeronsa tule sattumalta uudelleen järjestelmään uusia asiakastietoja ostettaessa.

Käsittelyn oikeusperuste on suostumus.

Rekisterin sisältämistä tiedoista ei tehdä automaattista profilointia, jolla olisi oikeusvaikutuksia rekisteröidyn kannalta.

4. Henkilötietojen säilytysaika

Käsiteltäviä henkilötietoja säilytetään niin pitkään kuin on tarpeellista toteuttaa henkilötietojen käsittelytarkoitus tai kunnes asiakas vastustaa henkilötietojensa käsittelyä tässä rekisterissä tai vaatii saada poistaa henkilötietonsa (ns. oikeus tulla unohdetuksi).

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää puhelinnumeroita, ei muuta tietoa.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin siirretään tietoa vain Suomen Terveysravinto Oy:n asiakasrekisteristä tai Suomen Terveysravinto Oy:n uusasiakasrekisteristä yllä kuvatun käsittelytarkoituksen mukaan.

7. Tietojen siirto ETA-alueen ulkopuolelle

Tiedot ovat markkinoinnin käyttämässä LeadDesk-järjestelmässä. Järjestelmä toimii pilvipalveluna, ja sen käyttöpaikat sekä palvelimet sijaitsevat fyysisesti ETA-alueella.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri on olemassa vain sähköisenä markkinointipuhelujärjestelmässä. Sähköinen rekisteri on suojattu salasanoilla, ja rekisteriä käyttävien henkilöiden käyttöoikeudet on rajattu työntekijöiden tehtävänkuvan mukaan. Kaikki rekisteriä käyttävät ovat allekirjoittaneet elämän mittaisen vaitiolositoumuksen rekisterin sisällöstä. Markkinointipuhelujärjestelmästä vastaava alihankkija vastaa puoleltaan riittävistä teknisistä ja organisatorisista toimista, jotka takaavat rekiterin fyysisen ja teknisen suojauksen.

9. Rekisteröidyn oikeudet

a) Rekisteröidyllä on oikeus vaatia pääsy järjestelmissä häntä koskeviin henkilötietoihin. Tiedot voidaan toimittaa riittävän tunnistautumisen saatua puhelimella tai suojatulla sähköpostilla. Tiedot voidaan myös pyydettäessä toimittaa paperilla, mutta useammista versioista peritään kohtuulliset hallinnointikustannukset (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 15 artikla kohta 3)
b) Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisiksi havaitsemiensa tietojen oikaisemista tai poistamista.
c) Rekisteröidyllä on ns. oikeus tulla unohdetuksi. Tämä on rekisteröidyn oikeus, mutta se ei toisaalta aja muualla lainsäädännössä vaadittujen asioiden (esimerkiksi kirjanpitolainsäädännön velvoitteiden, avoinna olevien vaateiden, ym.) ohi.
d) Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista ja oikeus saada tietonsa koneellisesti luettavassa muodossa (xml) toiseen järjestelmään siirtämistä varten.
e) Rekisteröidyllä on oikeus kieltäytyä suoramarkkinoinnista.
f) Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toiminnasta valvontaviranomaisille; tässä yhteydessä oikea viranomainen on Tietosuojavaltuutettu.
g) EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (12 artikla 3 kohta) mukaan Suomen Terveysravinto Oy vastaa tulleisiin kyselyihin ”ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.” Kuitenkin pyrkimyksenä on vastata selkeästi nopeammin.


Asiakasrekisteri

Laatimispäivämäärä 24.7.2018

Rekisteriseloste

Henkilötietolaki (523/1999) 10 §
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä: Suomen Terveysravinto Oy
Rekiterinpitäjän Y-tunnus: 2342164-1
Rekisterinpitäjän kotipaikka: Sarkiantie 409, 38200 Sastamala
Asiakaspalvelun yhteystiedot: 0800-304030 (ma–pe 9–17)

Tietosuojavastaava: Markus Mäenpää
tietosuojavastaava(a)suomenterveysravinto.fi

2. Rekisterin nimi

Suomen Terveysravinnon asiakasrekisteri

3. Henkilötietojen käsittelytarkoitus ja oikeusperuste

Suomen Terveysravinnon asiakasrekisteri on Suomen Terveysravinto Oy:n asiakkaiden asiakastiedoista koostuva asiakasrekisteri. Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden hoitamiseen, tilausten täyttämiseen sekä suoramarkkinointiin.

Asiakkuuden hoitamisen ja tilausten täyttämisen oikeusperuste on sopimuksen täytäntöönpaneminen (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679, 6 artikla 1 kohta c alakohta)

Suoramarkkinoinnin oikeusperuste on edunvertailu / oikeutettu etu (EU:n yleinen tietosuoja-asetus, nootti 47).

Asiakkaille soitetut markkinointipuhelut sekä asiakaspalveluun soitetut puhelut nauhoitetaan tilausten ja peruutusten varmistamista varten sekä mahdollisten ristiriitojen ratkaisemista varten. Näiden toimintojen lakiperusteena on edunvertailu / oikeutettu etu (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679, 9 artikla 2 kohta). Asiakaspuheluita säilytetään järjestelmässä 3 kuukautta.

Jos rekisteröidyn sähköposti on tiedossa ja häneltä on saatu erityinen lupa (opt-in), sähköpostiosoitetta voidaan käyttää suoramarkkinointitarkoituksiin. Tällöin käsittelyn oikeusperuste on suostumus. Henkilöllä on pysyvä oikeus vastustaa suoramarkkinointia ja vetää suostumuksensa (opt-out).

Rekisterin sisältämistä tiedoista ei tehdä automaattista profilointia, jolla olisi oikeusvaikutuksia rekisteröidyn kannalta.

4. Henkilötietojen säilytysaika

Asiakkuuteen perustuvia henkilötietoja käsitellään niin pitkään kuin asiakkuus on voimassa. Koska tuotteiden toimitusväli on huomattavan pitkä, asiakkuuden lasketaan alkavan siitä hetkestä, kun aktiivinen tilaus tehdään, ja jatkuvan kolme vuotta tämän jälkeen. Tämän ajan asiakkaalle taataan mahdollisuus ostaa jäsenhintaan tuotteita, vaikka muuten tänä aikana tapahtuisi hinnankorotuksia. Kuitenkin kolmen vuoden tilaamattomuusjakson jälkeen asiakkuuden katsotaan loppuneen, jolloin henkilö- ja tilaustiedot anonymisoidaan asiakasjärjestelmästä sekä poistetaan myyntijärjestelmästä. Kuitenkin esimerkiksi kirjanpitolain vaatima arkistointivelvoite täytetään, mutta henkilö ei enää asiakas- ja myyntijärjestelmästä poistettuna ole asiakasrekiterin piirissä.

Kun tietoa on siirretty alihankkijoille (esimerkiksi lähetysten tekemistä varten), alihankkija säilyttää tietoja pelkästään niin kauan kuin sillä on oikeusperuste; tämän jälkeen heillä on velvollisuus poistaa tiedot välittömästi järjestelmistään. Alihankkijoilla ei ole oikeutta käsitellä henkilötietoja muuten kuin erikseen määrätyssä tarkoituksessa.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää asiakkaan etunimen, sukunimen, puhelinnumeron, katuosoitteen, postinumeron, kaupungin sekä syntymäajan. Rekisteristä löytyvät myös asiakasnumero sekä tehdyt tilaukset. Rekisterissä ovat myös kaikki tiedot, joita sisältyvät tallennettuihin puheluihin. Rekisterissä on myös asiakkaiden sähköpostit, jos nämä on erikseen saatu.

6. Henkilötietojen tarkempi käsittely

Henkilötiedot ovat olemassa LeadDesk-järjestelmässä, koska sen kautta hoidetaan myyntipuhelut. Asiakkaan tehdessä tilauksen asiakastiedot siirretään myös asiakashallintajärjestelmään. Tiedot myyntipuheluista säilyvät 3 kuukautta LeadDesk-järjestelmässä, ja asiakastietojärjestelmässä säilyvät nauhoitteet asiakaspalveluun soitetuista puheluista 3 kuukautta.

Lähtevät tilaukset siirretään Suomessa toimivalle alihankkijallemme suoraan heidän palvelimelleen.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakasrekisterissä olevat ovat tehneet tilauksen Suomen Terveysravinto Oy:ltä. Asiakasrekisteriin saadaan tietoja seuraavilla tavoilla.
a) Uusasiakasrekisterin kautta tapahtuva myynti, jossa puhelu päättyy tilauksen tekemiseen ja asiakkuuden muodostumiseen.
b) Urheiluseuramyyntien kautta tapahtuva myynti ja sitä kautta muodostuvat asiakkuudet.
c) Standimyynnin kautta tehtävien tilausten kautta muodostuvat asiakkuudet.
d) Internet-sivujen kautta tulleet ostot ja asiakkuuksien muodostumiset (merkittävimmillään www.suomenterveysravinto.fi, www.sydanystava.info, www.ihoplus.fi)
e) Alihankkijoina toimivien myyntitoimistojen oma uusasiakasmyynti, joka päätyy tilauksen tekemiseen Suomen Terveysravinto Oy:ltä ja asiakkuuden muodostumiseen.

8. Tietojen siirto ETA-alueen ulkopuolelle

Tiedot ovat markkinoinnin käyttämässä LeadDesk-järjestelmässä. Järjestelmä toimii pilvipalveluna, ja sen käyttöpaikat sekä palvelimet sijaitsevat fyysisesti ETA-alueella. Asiakastietojärjestelmän palvelimet sijaitsevat myös ETA-alueella, samoin kuin käyttöpisteet. Myös alihankkijoina toimivat myyntitoimistot sekä toimitusten lähettäjät sijaitsevat Suomessa ja heidän palvelimensa ovat fyysisesti ETA-alueella.

Osa asiakkaille suoritettavista myyntipuheluista suoritetaan ETA-alueen ulkopuolelta, jossa alihankkijoina toimii suomalaisia työllistäviä myyntitoimistoja. Kyseisten toimijoiden kanssa on tehty EU:n komission vakiosopimuslausekkeisiin perustuvat sopimukset tiedonsiirrosta, sen turvallisuudesta sekä asianmukaisista teknisistä ja organisatorisista toimista, jotta tietosuojan voidaan katsoa olevan asianmukaista (ks. EU:n yleinen tietosuoja-asetus, 46 artikla).

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri on olemassa vain sähköisenä markkinointipuhelujärjestelmässä. Sähköinen rekisteri on suojattu salasanoilla, ja rekisteriä käyttävien henkilöiden käyttöoikeudet on rajattu henkilön tehtävänkuvan mukaan. Kaikki rekisteriä käyttävät ovat allekirjoittaneet elämän mittaisen vaitiolositoumuksen rekisterin sisällöstä. Markkinointipuhelujärjestelmästä vastaava alihankkija vastaa puoleltaan riittävistä teknisistä ja organisatorisista toimista, jotka takaavat rekiterin fyysisen ja teknisen suojauksen.

10. Rekisteröidyn oikeudet

a) Rekisteröidyllä on oikeus vaatia pääsy järjestelmissä häntä koskeviin henkilötietoihin. Tiedot voidaan toimittaa riittävän tunnistautumisen saatua puhelimella tai suojatulla sähköpostilla. Tiedot voidaan myös pyydettäessä toimittaa paperilla, mutta useammista versioista peritään kohtuulliset hallinnointikustannukset (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 15 artikla kohta 3)
b) Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisiksi havaitsemiensa tietojen oikaisemista tai poistamista.
c) Rekisteröidyllä on ns. oikeus tulla unohdetuksi. Tämä on rekisteröidyn oikeus, mutta se ei toisaalta aja muualla lainsäädännössä vaadittujen asioiden (esimerkiksi kirjanpitolainsäädännön velvoitteiden, avoinna olevien vaateiden, ym.) ohi.
d) Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista ja oikeus saada tietonsa koneellisesti luettavassa muodossa (xml) toiseen järjestelmään siirtämistä varten.
e) Rekisteröidyllä on oikeus kieltäytyä suoramarkkinoinnista.
f) Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toiminnasta valvontaviranomaisille; tässä yhteydessä oikea viranomainen on Tietosuojavaltuutettu.
g) EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (12 artikla 3 kohta) mukaan Suomen Terveysravinto Oy vastaa tulleisiin kyselyihin ”ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.” Kuitenkin pyrkimyksenä on vastata selkeästi nopeammin.