Tietosuojaseloste
Päivitetty 11.03.2025
SISÄLLYS:
- Keitä me olemme?
- Mistä saamme henkilötietoja?
- Mitä tietoja meillä on sinusta?
- Miten pitkään säilytämme tietojasi?
- Miten ja miksi käytämme tietojasi?
- Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
- Miten suojaamme tietosi?
- Miten käytämme evästeitä?
- Miten voin käyttää henkilötietoihini liittyviä oikeuksia?
- Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Välitämme tietosuojastasi!
Otamme vakavasti asiakkaidemme yksityisyyden suojan, ja siksi kaikki henkilötietojen käsittelymme tapahtuu voimassa olevien lakien sekä erityisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (tutummin ”GDPR”) mukaisesti. Tässä tietosuojaselosteessa avataan, miten keräämme henkilötietoja, mitä tietoja käsittelemme ja miten sekä kerromme, mitä oikeuksia sinulla on.
Tämä seloste kertoo, miten käsittelemme rekisterissämme olevia tietoja ja mitä oikeuksia rekisteröidyillä on.
1. Keitä me olemme?
Rekisterinpitäjä on Suomen Terveysravinto (Y-tunnus 2342164-1).
Jos haluat tietoja tarkemmin, ota yhteyttä maksuttomaan asiakaspalveluumme 0800 304030 (ma-pe 9–17) tai asiakaspalvelu@suomenterveysravinto.fi. Yhteyshenkilö rekisteriasioissa on tietosuojavastaava Markus Mäenpää (tietosuojavastaava(a)suomenterveysravinto.fi).
Suomen Terveysravinto on STR Global Group Oy:n (ent. Suomen Terveysravinto Oy) aputoiminimi. STR Global Group Oy -konserniin kuuluvat lisäksi:
- STR Nordic Oy (2892826-5, Suomi)
- STR Nordic AS (923 264 701, Norja)
- Soome Tervisetooted OÜ (12737711, Viro)
- HOHDE OÜ (16279808, Viro)
- ProBambu OÜ (16245241, Viro)
2. Mistä saamme henkilötietoja?
Saamme henkilötietoja tilausten yhteydessä. Saamme myös yhteystietoja, kun asiakas on yhteydessä meidän asiakaspalveluumme tai joku haluaa tilata uutiskirjeemme. Puhelinmarkkinointia varten voimme hankkia suoramarkkinointia varten laillisia henkilötietolistoja, joita säilytämme vain rajallisesti. Keräämme myös rekisteröidyiltä tietoja markkinointia varten. Kuluttaja-arvioita varten keräämme henkilötietoja asiakkailta.
Kun meidän on käsiteltävä henkilötietojasi sopimuksellisista syistä, sillä voi olla vaikutuksia sopimusten täytäntöön panemiseen, mikäli emme saa Sinulta sopimuksen kannalta riittäviä henkilötietoja.
Jos meillä on sinun henkilötietosi, olemme saaneet ne jostakin seuraavasta syystä.
2.1 Tilaukset
Jos olet tilannut meiltä tuotteita nettisivuilta, verkkokaupasta, esittelypisteeltä, puhelimessa, asiakaspalvelusta tai muuta vastaavaa reittiä.
2.2 Yhteydenotot
Jos olet ottanut yhteyttä asiakaspalveluun soittamalla, sähköpostilla, palautelomakkeen välityksellä tai jollakin vastaavalla tavalla, asiakaspalvelu on joutunut käsittelemään henkilötietojasi.
2.3 Uutiskirjeiden tilaukset
Tarjoamme joissakin tilanteissa mahdollisuutta liittyä eri uutiskirjeiden tilaajien listoille. Näitä varten saamme henkilötietoja suoraan uutiskirjeen tilaajalta (asiakkaalta tai muuten uutiskirjeestä kiinnostuneelta) sähköpostiosoitteensa sekä mahdollisesti nimitiedot.
2.4 Hankitut yhteystietolistat
Olemme mahdollisesti saaneet yhteystietosi suoramarkkinointia varten laillisilta yhteystietojen välittäjiltä. Suomessa varmistamme, että saamillamme henkilöillä ei ole Asiakkuusmarkkinointiliiton (ASML) puhelinmarkkinointikieltoa eli ne eivät ole puhelinmyynnin Robinson-rekisterissä. Samoin varmistamme, että ne eivät ole yrityksemme markkinointikieltolistalla.
Jotkut puhelinmarkkinoinnista vastaavat alihankkijamme saattavat käyttää omaa asiakaslistaansa, jonka he ovat saaneet meistä riippumattomasti, eikä meillä ole pääsyä tähän listaan. Kuitenkin vaadimme, että siinä huomioidaan yllä olevat rajoitukset (ASML-myyntikiellot sekä yrityksemme markkinointikieltolista). Saamme nämä henkilötiedot normaaliin käyttöömme siinä vaiheessa, kun asiakas tekee tilauksen.
2.5 Omat markkointilistat
Keräämme tietyissä tilanteissa suoraan rekisteröidyltä henkilötietoja markkinointia varten. Mikäli tämä on tapahtunut arvonnan yhteydessä, kerrotaan kyseisen listan käsittelystä arvonnan omassa tietosuojaselosteessa. Mikäli henkilö on erikseen liittynyt esimerkiksi puhelin- tai sähköpostimarkkinointilistalle, käsitellään tietoja tämän selosteen mukaisesti.
2.6 Kuluttaja-arviot
Kuluttaja-arvioiden yhteydessä on mahdollisesti kerätty henkilötietoja suoraan reksiteröidyltä. Mikäli kuluttaja-arvion pyytäminen on toteutettu anonyymin kyselyn kautta, arvio ei sisällä henkilötietoja. Tapauksissa, joissa henkilö antaa henkilötietoja kyselyn kautta tai esimerkiksi vastaa käyttämäämme Trustmary-kyselyyn tai -tuotekokemuslomakkeeseen nettisivuillamme, arvion henkilötiedot on saatu suoraan rekisteröidyltä. Tietoja käsitellään tämän selosteen mukaisesti. Katso myöhemmin selosteesta osasta 6 Trustmary:n käytöstä.
2.7 Sopimukseen perustuva velvollisuus antaa tietoja
Huomioithan, että voimme joko alkuperäistä tilausta tehtäessä tai myöhemmässä vaiheessa sopimussuhdetta pyytää Sinulta henkilötietojasi, erityisesti mikäli tarvitsemme lisätietoa täytääksemme sopimusvelvoittemme. Mikäli emme saa tarvittavia tietoja, tällä voi olla vaikutusta mahdollisuuteemme täyttää osuutemme sopimusta, esimerkiksi mikäli meille ei toimiteta oikeata toimitusosoitetta, johon voimme lähettää tilattuja tuotteita, tai emme saa oikeata sähköpostiosoitetta tilausvahvistusten lähettämistä varten. Sinulla on asiakkaana vastuu antaa meille tarvittavia ja täsmällisiä tietoja, kun solmitaan sopimus.
Mikäli joudumme palauttamaan Sinulle maksamasi laskun summaa, tarvitsemme tilinumeroasi palautusta varten. Mikäli emme saa tilinumeroasi palautusta varten, emme välttämättä pysty palauttamaan rahojasi, koska lähtökohtaisesti suoritamme palautukset samaa maksutapaa käyttäen.
3. Mitä tietoja meillä on sinusta?
Meillä on vain rajalliset tiedot rekisteröidyistä perustuen siihen, millainen suhde meillä on kuhunkin rekisteröityyn. Meillä on mahdollisesti jokin rekisteröidyn perusyhteystieto (nimi, puhelinnumero ja/tai osoitetiedot) sekä joissakin tapauksissa myös ikä ja/tai syntymäaika. Lisäksi tilauksen tehneiltä asiakkailta tiedossa on tilaushistoria sekä muita tarkentavia tietoja asiakasjärjestelmässämme. Myös asiakaspalvelun yhteydenottohistoria on tiedossa mukaan lukien sähköpostien sisällöt. Evästeistä kerrotaan tarkemmin alla osiossa 8.
Puhelinmarkkinoinnissa nauhoitamme markkinointipuhelut tietojen tarkistamista ja epäselvyyksien selvittämistä varten.
Sinulla on aina oikeus ottaa meihin yhteyttä ja pyytää nähtäväksi niitä tietoja, joita meillä on sinusta.
3.1 Uusasiakashankinta
Jos olemme saaneet yhteystietosi ostetun yhteystietolistan mukana, saamme sinusta etu- ja sukunimen, puhelinnumeron, katuosoitteen, postinumeron, postitoimipaikan sekä ajoittain myös iän. Jos markkinointipuhelu johtaa asiakkuuden syntymiseen, tiedot tarkistetaan asiakkaan kanssa, ja mahdollisesti kysytään myös muita tietoja, kuten syntymäaikaa.
Osa puhelinmyynnin alihankkijoista käyttää omia soittoaineistojaan. Tällöin olet saanut soiton yrityksemme nimissä, mutta siitä huolimatta meillä ei välttämättä ole tietojasi.
Mikäli olet itse liittynyt puhelin- tai sähköpostimarkkinointilistallemme, meillä on ilmoittamasi yhteystiedot: puhelinnumero tai sähköpostiosoite ja mahdollisesti nimitiedot.
3.2 Asiakkaiden ja mahdollisten asiakkaiden tiedot
Edellä mainittujen tietojen lisäksi rekisteriimme on tallennettu asiakkaidemme asiakasnumerot, mahdollinen sähköposti, mahdollinen sukupuoli, ostohistoria, mahdollinen sähköpostihistoria tai muu viestintähistoria asiakaspalvelun kanssa sekä menneiden markkinointipuheluiden tiedot. Sähköpostihistoria, viestintähistoria sekä markkinointipuheluiden historia on tallennettu myös henkilöiltä, jotka eivät ole asiakkaita, mutta joilla on tällaista historiaa. Kuluttaja-arvioihin on voinut mahdollisesti tallentua henkilön nimitiedot, vaikka henkilö ei olisi muuten asiakasrekisterissä (esimerkiksi jos käyttänyt tuotetta, mutta ei itse tilannut meiltä). Soveltuvissa tilanteissa palvelussamme on tallennettuna päätelaitteiden osoitetiedot (IP-osoite) sekä evästeiden kautta kerättävät tiedot.
Olemme saaneet myös netin kautta vahvasti tunnistautuneiden tilaavien asiakkaiden syntymäajan.
3.3 Uutiskirjeiden tilajaat
Kun joku on liittynyt uutiskirjeiden tilaajien listalle (tilannut uutiskirjeemme), saamme tilaajalta sähköpostiosoitteensa sekä mahdollisesti nimitiedot.
3.4 Markkinointipuhelut sekä asiakaspalvelutiedot
Jos sinulle soitetaan markkinointipuhelu tai muu puhelu tai sinä soitat meille, markkinointipuhelut sekä asiakaspalvelupuhelut nauhoitetaan normaalin puhelumarkkinointikäytännön mukaisesti. Tämä tehdään tilausten ja peruutusten varmistamista sekä mahdollisten ristiriitojen ratkaisemista varten.
3.5 Arkaluontoiset henkilötiedot ja henkilötunnus
Emme tallenna asiakkaiden tietoihin arkaluontoisia henkilötietoja (etninen alkuperä, henkilötunnuksesi loppuosa, jne.). Kuitenkin kekustelunauhoitteissa tai asiakaspalveluun lähetetyissä sähköposteissa voi olla sensitiivistä tietoa asiakkaiden terveydentilastasta, jos asiakkaat ovat itse omasta aloitteestaan kirjoittaneet tai kertoneet tällaista tietoa. Tätä tietoa ei käsitellä muihin tarkoituksiin ja pyrimme poistamaan sen mahdollisimman pian. Pyydämme kuitenkin, että asiakkaamme eivät lähettäisi tällaista tietoa meille.
Jos tarjoamme nettisivuilla mahdollisuuden käyttää ulkoista maksupalveluiden välittäjää, he saattavat kysyä henkilötunnusta esimerkiksi luottotietojen tarkistamista varten tämän maksupalvelun käyttöehtojen mukaisesti. Tämä tieto ei kuitenkaan välity meille emmekä käsittele sitä.
Netin kautta tehdyissä tilauksissa saamme vahvan tunnistautumisen myötä tunnistautumispalvelulta tunnistautuneen henkilön etu- ja sukunimen, syntymäajan sekä mahdollisesti osoitetiedot.
3.6 Lasten henkilötiedot
Emme lähtökohtaisesti käsittele lasten henkilötietoja. Puhelinmarkkinoinnissa emme vastaanota lasten yhteystietoja soittotietolistojen tekemistä varten. Nettisivujen kautta tehtävien tilausten kohdalla emme pysty tarkistamaan ostajan ikää. Ehdoissamme olemme kuitenkin rajanneet tuotteiden ostamisen 18 vuotta täyttäneisiin, koska kuluttajan on voitava solmia sopimusta säännöllisesti laskutettavasta kestotilauksesta kansamme. Mikäli potentiaalinen asiakas on alle 18 vuotias alaikäinen ja yrittää solmia sopimusta säännöllisesti laskutettavasta tilauksesta, tämä on yleisesti sopimusehtojemme vastaista emmekä tahallisesti ole käsitelleet alaikäisten henkilötietoja.
Mikäli alaikäinen haluaa kuitenkin tilata nettisivujemme kautta, hänen tulee tilanteesta riippuen 1) olla vähintään sen ikäinen ja siinä asemassa, että lain edessä hän voi solmia kyseistä sopimusta itsenäisesti, 2) tehdä tilaus huoltajansa kanssa, tai 3) hänellä on oltava huoltajan suostumus tilauksen tekemiseen ja on tiedottanut meitä tästä suostumuksesta, jotta sopimus olisi lainvoimainen ja voimme käsitellä kyseisen alaikäisen tietoja.
3.7 Pankkiyhteys
Jos olet suorittanut liikamaksun tai sinulle palautetaan maksuja, niin pyydämme sinua toimittamaan meille tilinumerosi.
3.8 Tekniset tunnisteet
Jos olet tehnyt tilauksen sosiaalisessa mediassa tai vastaavalla alustalla olleen mainoksen kautta, tietyistä tapahtumista tallentuu teknisiä tietoja (esim. lokitiedot). Katso tarkemmin osio 8 evästeistä.
4. Miten pitkään säilytämme tietojasi?
Henkilötietoja säilytetään niin pitkään kuin on tarpeellista toteuttaa henkilötietojen käsittelytarkoitusta tai kunnes asiakas vaatii niiden poistamista. Asiakastietoja säilytetään pääsääntöisesti koko asiakkuuden ajan sekä tämän päätyttyä eri tietoja säilytetään lisäksi eri säilytysaikojen ja käyttötarkoitusten mukaisesti, mutta uusasiakashankinnan henkilötietoja säilytetään vain rajatun ajan.
Puhelimella tehtävässä uusasiakashankinnassa hankittuja soittolistoja säilytetään pääasiassa kuusi kuukautta. Samoin markkinointipuhelunauhoitteet säilytetään pääasiassa kolme kuukautta. Suostumuksensa antaneiden tietoja säilytetään markkinointiin, kunnes suostumus peruutetaan. Tilaajien henkilötietoja säilytetään järjestelmissä kymmenen vuotta viimeisen tehdyn tai toimitetun tilauksen jälkeen.
Jos et ole asiakkaamme, niin mahdollisesti lähettämäsi sähköposti säilytetään noin kuukauden, kunnes se poistuu automaattisesti. Jos olet asiakkaamme, niin mahdollisesti lähettämäsi sähköpostit säilytetään asiakastilisi yhteydessä normaalin käytäntömme mukaan.
Uutiskirjeiden tilaajien henkilötietoja säilytetään joko sen ajan kuin kyseistä uutiskirjettä lähetetään tai kunnes henkilö itse poistuu uutiskirjeen listalta.
Kuluttaja-arvioissa säilytetään tietoja niin kauan kuin meillä on siihen lupa tai tiedot on anonymisoitu eikä henkilöä enää tunnisteta.
Joudumme säilyttämään edellistä pidempään joitakin tietoja eri lakien vaatimuksesta (esim. kirjanpitolaki).
4.1 Henkilötiedot verkkosivuilla
Emme tarjoa tällä hetkellä mahdollisuutta luoda verkkosivuilla asiakastiliä, joten sellaisia tietoja ei kerätä tai säilytetä.
Vahvan tunnistautumisen kautta saatuja tietoja säilytämme lain vaatimien säilytysaikojen mukaisesti, ks. kohta 4.9.
Kuluttaja-arvioissa henkilötiedot ovat esillä nettisivuilla niin kauan, kunnes henkilö mahdollisesti peruuttaa antamansa luvan tietojen käyttöön tai arviosta poistetaan mahdolliset henkilötiedot. Mikäli nettisivuilla on mahdollisuus jättää Trustmaryn kautta tuotearvio, henkilötietoja säilytetään, kunnes henkilö pyytää arvion poistamista Trustmary:n palvelusta. Katso myöhemmin selosteesta osasta 6 tarkempaa tietoa Trustmarysta.
4.2 Henkilötiedot puhelimella tehtävässä uusasiakashankinnassa
Puhelinmarkkinointia varten hankittuja henkilötietojen säilyttäminen riippuu puhelun lopputuloksesta. Jos markkinointipuhelu ei johda asiakkuuden syntymiseen, soittolista arkistoituu kolmen kuukauden kuluttua. Muut kuin puhelinnumero ja puhelutiedot anonymisoidaan tässä vaiheessa. Tämän jälkeen lista toimii seuraavat kolme kuukautta estolistana, joka estää meitä soittamasta uusiasiakashankinnassa seuraavan kolmen kuukauden aikana kenellekään, joille edellisen kolmen kuukauden aikana on soitettu.
Mikäli joku on itse liittynyt puhelin- tai sähköpostimarkkointilistallemme antamalla suostumuksensa siihen, näitä tietoja säilytetään omalla listalla, kunnes suostumus peruutetaan.
Jos markkinointipuhelu johtaa asiakkuuden syntymiseen, yhteystiedot tulevat osaksi asiakasrekisteriä, ja niitä säilytetään koko asiakkuuden ajan. Kuitenkin markkinointipuhelutallenteet säilyvät järjestelmässä rajoitetusti, ks. alla.
4.3 Puhelutietojen ja -nauhoitteiden säilyttäminen
Markkinointi- ja asiakaspalvelupuheluiden nauhoitteet säilytetään järjestelmässämme kolme kuukautta tilausten todentamista ja ristiriitatilanteiden ratkaisemista varten, minkä jälkeen nauhoitteet poistetaan automaattisesti. Tallenteita voidaan säilyttää pidempään, jos ne ovat tarpeellisia esimerkiksi valituksen käsittelyssä, todennäköisen tai olemassa olevan oikeusprosessin kannalta tai vastaavasta syystä.
Puheluista syntyneet muut lokitiedot säilytetään järjestelmässä kaksi vuotta, minkä jälkeen ne poistuvat automaattisesti.
4.4 Asiakkaiden sähköpostien säilyttäminen
Asiakkaiden lähettämät sähköpostit säilytetään asiakasrekisterissä asiakastietojen yhteydessä. Sähköpostit poistuvat asiakkuuden loputtua asiakastietojen poistamisen myötä.
4.5 Asiakkuus- ja tilaustiedot
Jokaisen tilaajan henkilö- ja tilaustietoja säilytetään kymmenen vuotta tuotteen toimituksen jälkeen. Mikäli sama tilaaja tekee tämän aikana uuden tilauksen, tämä pidentää asiakasrekisterissä olevien tietojen säilytysaikaa uuden tilauksen toimituksesta kymmenellä vuodella.
Kestotilaajan (eli toistuvaistilauksemme tuotteista sopimusta tehneet asiakkaamme) asiakkuutta lasketaan alkavan siitä hetkestä, kun kestotilaussopimus tehdään. Kestotilaussopimuksia voi olla useampia saman asiakkuuden alla. Asiakkuuteen kuuluvia henkilötietoja säilytetään asiakasrekisterissä kymmenen vuotta viimeisen voimassa olevan sopimuksen viimeisen tuotteen toimituksen jälkeen. Asiakkuus poistetaan tämän jälkeen.
Asiakkuuden päätyttyä henkilö- ja tilaustiedot anonymisoidaan asiakasjärjestelmästä sekä tarvittaessa poistetaan myyntijärjestelmästä.
4.6 Uutiskirjeiden tilaajien tietojen säilyttäminen
Uutiskirjeiden tilaajien henkilötietoja säilytetään kahdelle eri tavalla: 1) mikäli uutiskirje on esim. tiettyä kampanjaa varten, tiedot säilytetään niin kauan, kunnes kyseistä listaa hävitetään kampanjan loputtua tai henkilö itse poistuu listalta tai 2) mikäli lista on yleistä uutiskirjettä varten (esim. blogin), tiedot säilytetään listalla kunnes henkilö itse poistuu listalta/pyytää niiden poistoa. Uutiskirjeiden tilaajien kohdalla tiedot säilytetään erillään muusta asiakasreksiteristä, jolloin mahdollinen asiakkuus ja muut asiakkaan valinnat esim. suoramarkkinointiin liittyen käsitellään erikseen uutiskirjeen tilauksesta.
4.7 Kuinka kauan alihankkijamme säilyttävät henkilötietojasi?
Käytämme alihankkijoita muun muassa osassa markkinointipuheluita ja tuotteiden lähettämiseen sekä muissa käsittelyvaiheissa. Siirrämme tarvittavia tietoja alihankkijoille näitä käsittelyitä varten; katso tarkemmin kohdasta 6.3 luettelo erilaisista alihankkijatyypeistä. Alihankkijat säilyttävät tietoja vain sen aikaa, kun se on heille välttämätöntä heidän täyttääkseen meille tarjottua palvelua tai vaihtoehtoisesti niin kauan kuin heillä on siihen lakiin perustuva oikeusperuste ja tarve säilyttää kyseistä tietoa; tämän jälkeen he poistavat kaikki tiedot voimassa olevien sopimustemme mukaisesti noudattaen sovittuja tietojen säilytysaikoja.
Alihankkijoilla ei ole oikeutta käsitellä henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa muuten kuin erikseen määrätyssä tarkoituksessa sen mukaisesti, millaisia palveluja he toimittavat, esimerkiksi jos alihankkija toimii tietyissä tilanteissa erillisenä rekisterinpitäjänä. Esimerkiksi kirjanpitotoimistojen tulee säilyttää tiettyjä tietoja erillisten säilytysaikojen mukaisesti täyttääkseen niihin kohdistuvia lain velvoitteita.
4.8 Markkinointikieltojen säilyttäminen
Jos asiakas on tehnyt suoramarkkinointikiellon, säilytämme kieltoja siihen saakka, kunnes asiakas peruu kiellon.
4.9 Lakisääteinen tietojen säilyttäminen
Vaikka henkilön tiedot poistettaisiin tai rekisterissä oleviin tietoihin kohdistuisi poistopyyntö, lakien vaatimat säilytysvelvoitteet (esim. kirjanpitolaki, suostumusten tallentamiseen liittyvät velvoitteet, myyntiin liittyvät kirjanpidot sekä muita lain vaatimuksia) täytetään siitä huolimatta. Tietoja käytetään kuitenkin vain lakien vaatimaan tarkoitukseen.
Mikäli emme pysty poistamaan tiettyjä lakisääteisiä tietoja, tietojen säilytysaika määräytyy voimassa olevien lakien mukaan ja tiedot poistetaan, kun niitä ei tarvitse enää lain täyttämisen vuoksi säilyttää. Esimerkiksi, yrityksen on säilytettävä kirjanpidollisista syistä tiettyjä tietoja vähintään kuusi vuotta tilikauden päättymisen jälkeen, jolloin kyseinen myynti toteutui.
Kuluttajasuojalainsäädännön mukaan säilytämme netin kautta vahvasti tunnistautuneiden henkilötietoja viisi vuotta.
4.10 Tietojen anonymisointi
Osa järjestelmän toiminnan kannalta oleellisista tiedoista (esim. tilaustiedot) anonymisoidaan poistamisen asemesta säilytysajan päätyttyä, jolloin niitä ei ole mahdollista yhdistää asiakkaaseen, mutta ne siitä huolimatta mahdollistavat järjestelmän normaalin toiminnan. Katso lisää alempaa osiosta Oikeus tulla unohdetuksi.
4.11 Tietosuojapyynnöt
Mikäli tietosuojapyyntö tehdään asiakaspalvelukanavien kautta, tietosuojapyyntöön liittyvät tiedot säilytetään asiakaspalvelun kautta tulevien viestien tavallisten säilytysaikojen mukaisesti. Tilanteissa, joissa tietopyyntöön liittyy lisäkäsittelyä ja pyyntö ohjautuu yrityksen tietosuojavastaavalle, tietosuojapyynnön säilytysaika on 3 vuotta pyynnön toteuttamisen jälkeen, ellei pyynnön käsittellyyn liitty oikeudellisia syitä säilyttää pyyntöön liittyvät viestinnät pidempään.
5. Miten ja miksi käytämme tietojasi?
Käytämme rekisteröityjen henkilötietoja tuotteiden ostamisen mahdollistamiseksi, suoramarkkinointiin, tuotteiden toimittamiseen, asiakassuhteen hoitamiseen sekä toiminnan suunnitteluun.
Käytämme puhelinmyynnin uusasiakashankinnan henkilötietoja markkinointisoittojen tekemiseen. Samoin käytämme asiakkaiden tietoja asiakassuhteen hoitamiseen ja kiinnostavista tarjouksista kertomiseen mm. puhelinmyynnin ja sähköpostimarkkinoinnin kautta.
Käytämme myös uutiskirjeiden tilaajien henkilötietoja uutiskirjeiden toimittamista varten.
Käytämme lisäksi henkilötietoja koulutukseen, tilastojen laatimiseen sekä lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen.
Emme käytä henkilötietojasi ilman perusteltua, EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa listattua syytä. Tästä syystä perusteet henkilötietojen käsittelylle on avattu alla olevissa osioissa.
Oikeutettu etu tarkoittaa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan oikeutta käsitellä henkilötietoja esimerkiksi markkinoinnissa, historiallisessa ja tieteellisessä tutkimuksessa sekä tilastoinnissa. Näissä tapauksissa suoritamme aina ns. edunvertailun (tasapainotesti), jotta voimme varmistua, että toimenpide ei riko rekisteröidyn oikeuksia. Suoritamme myös yhteensopivuustestit, mikäli tietoja käsitellään laajemmin kuin alkuperäisessä tarkoituksessa.
5.1 Uusasiakasmarkkinointi
Suomessa on mahdollista hankkia puhelimella tehtävää uusasiakasmarkkinointia varten soittolistoja ja soittaa markkinointipuheluita ilman ennakkolupaa myös henkilöille, jotka eivät ole asiakkaita. Tämän oikeusperuste on oikeutettu etu.
Voimme myös saada henkilötietoja henkilöiltä, jotka ovat osallistuneet kilpailuihin, ja kilpailujen säännöissä on kerrottu, että osallistumalla kilpailuun tulet saamaan soiton tietyiltä toimijoilta. Tällaisessa tapauksessa oikeusperuste on suostumus. Omissa arvonnoissamme kerromme aina tarkemmin kyseisen arvonnan tietojen käsittelystä ja oikeusperusteista.
Mikäli joku on itse liittynyt puhelin- tai sähköpostimarkkinointilistalle, soitamme hänelle markkinointipuheluita tai lähetämme sähköpostimarkkinointia sen mukaisesti, millaiselle listalle hän on liittynyt. Käsittelyperuste on suostumus.
Yhteystietojen välittäjillä oikeutus käsitellä tietoja on lakiperusteinen, suostumus tai oikeutettu etu, riippuen tapauksesta.
5.2 Tuotteiden toimittaminen ja palautusten käsitteleminen
Käsittelemme henkilötietoja täyttääksemme meille saapuneita tilauksia, jotta voimme lähettää asiakkaille tilaamiensa tuotteita. Käytämme tässä alihankkijoita, jotka hoitavat tuotteiden lähettämisen sekä tuotteiden kantamisen perille. Tilausten täyttämiseen liittyvien toimien oikeusperuste on sopimuksen täytäntöönpaneminen.
Käsittelemme henkilötietoja palautusten ja reklamaatioiden käsittelyyn sekä rahojen palauttamista varten. Käsittelyperuste tälle on sopimuksen täytäntöönpano.
5.3 Suoramarkkinointi puhelimessa asiakkaille
Suoritamme puhelimen kautta tapahtuvaa puhelinmarkkinointia oikeutettuun etuun perustuen.
5.4 Petokselta suojautuminen
Jos asiakas on toistuvasti jättänyt maksamatta tai täyttämättä velvoitteitaan, voimme käyttää joitakin henkilötietoja laskulla maksettavan tilauksen täyttämättä jättämiseen. Vastaavasti jos asiakkaan tilauksista on syytä päätellä, että hän tekee laskulla maskettavan tilauksen ilman aikomusta maksaa, voimme olla täyttämättä tilausta joko osin tai kokonaan. Syy tähän on petokselta suojautuminen, joka on oikeutetun edun mukaista.
5.5 Perintä
Jos asiakkaalla on maksamattomia laskuja, lähetämme hänelle tekstiviestimuistutuksen ja kaksi paperista muistutuskirjetttä. Jos asiakas vielä näiden jälkeenkään suorita maksuaan, laskut siirretään perintään oikeutetun edun perusteella.
5.6 Asiakkaan yleinen kontaktointi
Voimme käsitellä henkilötietojasi lähettääksemme sinulle ilmoituksia toimituksen tilasta tai mahdollisista ongelmista tuotteen saatavuudessa tai toimituksessa. Soveltuvissa tilanteissa, voimme ottaa asiakkaan tai mahdolliseen asiakkaan yhteyttä yhteydenottopyynnössä ilmoitetulla tavalla. Käsittelyperuste tälle on sopimuksen täytäntöönpano.
5.7 Markkinointi- ja asiakaspalvelupuhelut
Jos sinulle soitetaan markkinointipuhelu tai muu puhelu tai sinä soitat meille, markkinointipuhelut sekä asiakaspalvelupuhelut nauhoitetaan normaalin puhelumarkkinointikäytännön mukaisesti. Tämä tehdään tilausten ja peruutusten varmistamista sekä mahdollisten ristiriitojen ratkaisemista varten. Nauhoitamme markkinoinnin ja asiakaspalvelun puhelut oikeutetun edun perusteella.
5.8 Sähköinen suoramarkkinointi
Teemme sähköistä suoramarkkinointia pääasiassa suostumukseen perustuen. Kuitenkin joissakin tapauksissa tarjoamme tuotteiden tilaajille vastaavia tuotteita sähköpostitse, kunhan markkinointi täyttää laissa annetut ehdot oikeutettuun etuun perustuen.
5.9 Uutiskirjeiden lähettäminen
Erillään muusta sähköisestä suoramarkkinoinnissa käytämme uutiskirjeiden tilaajien henkilötietoja uutiskirjeiden lähettämistä varten. Uutiskirjeet voivat sisältää markkinointia ja tarjouksia sekä mahdollisesti muutakin kiinnostavaa tietoa esim. blogin sisältöä tai ruokareseptejä. Käytämme henkilötietoa, jotta henkilöt voivat vastaanottaa sähköpostiinsa niitä uutiskirjeitä, joita ovat halunneet tilata. Oikeusperuste käsittelylle on suostumus.
5.10 Tilastointi, kyselyt ja arviot
Teemme myynnistä, asiakkuuksista ja kampanjoista tilastoja, joita käytetään myynnin ohjaamiseen. Käsittelyperusta on oikeutettu etu.
Tuotearvioita on mahdollista antaa kyselyissä tai erikseen nettisivujen kautta. Arvioiden tarkoitus on kertoa muille asiakkaille ja mahdollisille asiakkaille tuotteiden käyttäjien aitoja kokemuksia sekä saada tuotepalautetta kehitystä varten. Teemme myös asiakaskyselyjä tilastointia varten. Käsittelyperuste on joko oikeutettu etu tai suostumus. Tapauksissa, joissa arvio julkaistaan Trustmaryn kautta, käsittelyperuste on suostumus.
5.11 Kirjanpito ja muut velvoitteet
Käytämme henkilötietojasi täyttääksemme lakien, tuomioistuinten ja viranomaispäätösten määräykset. Henkilötietoja käsitellään toistuvasti kirjanpitolain vaatimusten täyttämiseksi. Pidämme myös muiden lain velvoitteiden vuoksi kirjaa tietyistä tiedoista (esimerkiksi suostumustiedot tai markkinointikieltotiedot), vaikka kyseistä tietoa ei käytettäisi yrityksen muihin tarkoituksiin. Oikeusperuste käsittelylle on oikeudellinen velvoite.
5.12 Palveluiden ja tuotteiden tarjoaminen
Henkilötietoja käsitellään, jotta voimme tarjota verkkosivuillamme palveluita ja verkkosivujen selaamisen mahdollistavat toimenpiteet, joita vierailuja on pyytänyt, esimerkiksi asiakkaalle tarjottu tieto tuotteista ja mahdollisuus tilauksen tekemiseen verkkosivujen kautta. Tämä tarkoittaa esimerkiksi IP-osoitteesi käsittelyä nettisivujen näyttämistä varten. Tämä voi sisältää henkilötietojen käsittelyä alihankkijoiden kautta. Oikeusperuste on sopimuksen täytäntöönpano.
Muu henkilötietojenkäsittely nettisivujemme kautta, jota vierailija ei ole nimenomaisesti pyytänyt ja joka ei ole välttämätöntä palvelun tarjoamiseen, toteutetaan vierailijan antaman erillisen suostumuksen perusteella. Lisätietoa löytyy evästeselosteesta.
5.13 Koulutus ja laadunvarmennus
Henkilötietoja käsitellään sekä uusien työntekijöiden koulutus- että yleisiin laadunvarmennustarkoituksiin. Henkilötiedot voivat olla asiakaspalvelun yhteydessä mukana olevia tietoja (muun muassa sähköposteissa, puhelutallenteissa), myyntipuheluissa olevat henkilötiedot sekä asiakasjärjestelmässä olevat henkilötiedot (muun muassa asiakaskortti, lähetystiedot). Käsittelyperuste on oikeutettu etu.
5.14 Asiakastietojen tarkistaminen ja muuttaminen sekä muita rekisteröidyn oikeuksia
Asiakastietoja täytyy käsitellä tarkistamista varten esimerkiksi asiakaspalvelutilanteissa, jotta voimme varmistaa asiakkaan henkilöllisyyden, muokata asiakastietoja sekä suorittaa rekisteröidyn muita pyyntöjä. Asiakkaan sopimukseen liittyvien tietojen käsittely toteutetaan sopimuksen täytäntöönpanona. Rekisteröidyn tietopyyntöön liittyvät käsittelyt toteutetaan oikeudellisen velvoitteen mukaan.
5.15 Markkinoinnin kohdentaminen ja lisäpalveluiden tarjoaminen
Kohdennamme markkinointia sosiaalisen median alustoilla kiinnostustesi tai tilaustesi mukaan. Käsittelyperusteena on oikeutettu etu.
Voimme tarjota tilaajillemme tarkkaan valitsemiamme lisäpalveluita, joita toteutamme yhteistyössä kolmannen osapuolen kanssa. Käsittelyperusteena on oikeutettu etu.
6. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Käytämme alihankkijoita tuotteiden lähettämisessä, myynnissä, järjestelmien ylläpidossa, järjestelmäalustoina sekä erilaisissa tilastoinneissa. Siirrämme tietoja myös STR Global Group Oy:n konsernin sisällä teknisten prosessien tähden sekä täyttääksemme asiakkaiden pyynnöt.
Puhelinmarkkinoinnissa tietoja ei pääasiassa siirretä ETA-alueen ulkopuolelle, ja jos näin tehdään, ne tehdään asianmukaisesti korkeaa tietosuojaa noudattaen. Joitakin tietoja siirretään ETA-alueen ulkopuolelle.
Emme myy tai anna henkilötietoja kolmannen osapuolen omaa markkinointia varten. Voimme kuitenkin tarjoa tilaajillemme tarkkaan valitsemiamme lisäpalveluita, joita toteutamme yhteistyössä kolmannen osapuolen kanssa.
Käytämme sosiaalisen median alustoja markkinoinnissa. Tästä johtuen meillä on yhteisrekisterinpitämissuhde Meta Platforms Ireland Limitedin (Facebook ja Instagram) kanssa.
6.1. Tietojen siirtäminen alihankkijoille/käsittelijöille
Luovutamme tietoja alihankkijoille/käsittelijöille muun muassa maksutapahtumien yhteydessä, tuotteiden toimitusprosessin yhteydessä sekä tiettyjen markkinointipalveluiden tuottamiseksi. Tällaisia alihankkijoita ovat:
– Järjestelmäalustantarjoajat
– Logistiikkakumppanit
– Kuljetusliikkeet
– Kirjanpitotoimistot
– Pankit
– Sähköpostimarkkinointialustat
– Sosiaalisen median alustat ja palveluntarjoajat
– Suoramarkkinointiyhteistyökumppanit
– Perintä
Edellä mainitut alihankkijat ja käsittelijät eivät saa missään tilanteissa päättää annettujen tietojen käytöstä omiin tarkoituksiinsa. Heille toimitetaan vain palvelun toteutumisen kannalta oleellinen tieto tiukoin ehdoin. Alihankkijat eivät voi säilyttää tietoja pidempään kuin ohjeistettu tai yhteistyösopimuksen loputtua, vaan tietojen säilytys tapahtuu tietojenkäsittelysopimusten mukaisesti.
Tilanteissa, joissa alihankkijamme (kuten käsittelijämme, joka toimii myös erillisenä rekisterinpitäjänä, kuten pankit) joutuu lain perusteella säilyttämään tai käsittelemään siirrettyjä tietoja pidempään, ylimääräinen säilytys tai käsittely toteutuu kyseiseen alihankkijaan kohdistuvien lain vaatimusten täyttämisen perusteella. Alihankkija toimii kyseisissä tilanteissa erillisenä rekisterinpitäjänä liittyen siihen käsittelyyn, johon laki heitä velvoittaa.
6.1.1 Markkinointi
Käytämme suoramarkkinoinnissamme ulkopuolisten alihankkijoiden apua. Tällöin heille siirretään sen verran tietoja, mitä he tarvitsevat toiminnan toteuttamista varten. Käytännössä tämä tehdään niin, että alihankkijat saavat rajoitetun käyttöoikeuden tietoihin eikä niitä siirretä heidän järjestelmiinsä vapaaseen käyttöön, vaan käsittely monesti toteutuu omissa järjestelmissämme. Tiedot voivat olla omista asiakkaistamme tai olla hankittuja listoja, joita olemme laillisesti saaneet suoramarkkinointitarkoituksiin.
6.1.2 Logistiikka
Käytämme alihankkijoita tuotteiden toimittamiseen. Nämä alihankkijat käsittelevät tietoja vain sen verran, että voivat toimittaa tuotteita.
6.1.3 Tekniset järjestelmät
Käytämme eri alihankkijoiden valmistamia ja ylläpitämiä teknisiä järjestelmiä asiakastietojen, puhelinsoittojen, tilausten sekä sähköpostien hallintaan ja erilaisten analyysien tekemiseen.
6.1.4 Maksamattomat laskut ja perintä
Mikäli asiakkaalla on maksamattomia laskuja eikä hän ole maksanut muistutuksista huolimatta, maksamattomat laskut siirretään perintäyhtiölle. Siirrämme asiakkaiden henkilötietoja liittyen näihin laskuihin.
6.2 Tietojen luovuttaminen yhteistyökumppaneille
Voimme luovuttaa harkintamme mukaan asiakkaiden yhteystietoja yhteistyökumppaniemme suorittamia, meidän asiakkaillemme räätälöityjä kampanjoita varten. Emme käytä muiden yhteystietoryhmien henkilötietoja tällaiseen tarkoitukseen.
6.3 Tietojen siirtäminen ETA-alueen ulkopuolelle
Pyrkimyksemme on käsitellä niin paljon henkilötietoja ETA-alueella eli Euroopan talousalueella kuin mahdollista. Asiakastietojärjestelmän palvelimet sijaitsevat myös ETA-alueella, samoin kuin käyttöpisteet.
Puhelinmarkkinoinnin henkilötiedot ovat puhelunhallintajärjestelmässämme, joka toimii pilvipalveluna. Järjestelmä toimii pilvipalveluna, ja sen palvelimet sekä pääasiassa käyttöpaikat sijaitsevat fyysisesti ETA-alueella.
Myös alihankkijoina toimivat myyntitoimistot sekä toimitusten lähettäjät sijaitsevat Suomessa ja heidän palvelimensa ovat fyysisesti ETA-alueella. Osa myyntipuheluista suoritetaan ETA-alueen ulkopuolelta, jolloin alihankkijana toimii suomalaisia työllistäviä myyntitoimistoja. Kyseisten toimijoiden kanssa on tehty EU:n komission vakiosopimuslausekkeisiin perustuvat sopimukset tiedonsiirrosta, sen turvallisuudesta sekä asianmukaisista teknisistä ja organisatorisista toimista, jotta tietosuojan voidaan katsoa olevan asianmukaista.
Osa alihankkijoistamme käsittelee tietoja siten, että niitä siirretään ETA-alueen ulkopuolelle. Tämä koskee esimerkiksi jotain teknisiä järjestelmiä. Siirrot kolmansiin maihin toteutetaan seuraavien periaatteiden mukaan: 1) EU Komission on antanut päätöksen riittävästä tietosuojan tasosta kyseisessä maassa tai 2) siirtomekanismina hyödynnetään vakiosopimuslausekkeita sekä mahdollisia täydentäviä suojatoimia, jotta tiedonsiirto ja käsittely toteutuisi samalla tasolla kuin ETA-maiden sisällä.
Joissakin tapauksissa joko me tai alihankkijamme siirtäää tietoja Yhdysvaltoihin. EU:n Komissio on katsonut EU-US Data Privacy Framework:n (EU-US DPF) tuovan riittävän tason suojan henkilötietojen käsittelylle kolmannessa maassa.
Mikäli tietojensiirtoa ei pysty enää toteuttamaan pohjautuen EU Komission päätökseen riittävästä tietosuojan tasoon tai alihankkijan tekemiin täydentäviin suojatoimiin, työskentelemme sen eteen, että tiedot siirtyvät sellaiselle alihankkijalle, joka täyttää vaatimuksemme tietosuojan osalta ETA:n ulkopuolella, tai tietoja käsitellään jatkossa ETA:n sisällä.
6.4 Yhteisrekisterin pitäminen Metan kanssa
Meta Platforms Ireland Limited (jäljempänä ”Meta”) ja STR Global Group Oy ovat yhteisrekisterinpitäjiä soveltuvin osin Facebookissa olevien fanisivujen osalta. Meta käsittelee henkilötietoja siihen sovellettaviin tietosuojaperiaatteidensa mukaisesti. Ks. lisätietoa liittyen GDPR:n Artikla 13(1)(a) ja (b) löytyy nettisivulta: (https://www.facebook.com/about/privacy). Meta on pääasiallisesti vastuussa tietosuojalainsäädännön noudattamisesta ja tietoturvallisuuden sekä rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisesta palvelussa. Meihin sovelletaan Metan Controller Addendum -ehtoja. (Katso: https://www.facebook.com/legal/controller_addendum)
Saamme käyttöömme vain sama tiedot, mitä muutkin Facebookin käyttäjät näkevät eli yksittäisten käyttäjien nimet, julkiset profiilikuvat sekä muut julkisesti näkyväksi määritetyt tiedot. Henkilötietojen käsittelyperusteena on oikeutettu etu. Henkilötietoja ei siirretä Facebookin sivulta tai kommenteista muihin järjestelmiin ilman erillistä ilmoitusta. Sen sijaan esimerkiksi yksityisviestillä ilmoitetut tilausten muutokset kirjataan muihin järjestelmiin.
Henkilötietojasi käytetään mm. uutisointiin, markkinointiin, kilpailujen ja arvontojen toteuttamiseen, palautteen vastaanottamiseen sekä osaltaan mainosten ostamiseen Metalta sekä mainosten toiminnan mittaamiseen. Kaikki vapaaehtoisten toimintojen kuten arvontoihin osallistuminen kautta annettu tieto perustuu osallistujan suostumukseen tai sopimukseen. Keräämme näitä tietoja käyttötarkoituksiamme varten. Keräämme yhdessä Metan kanssa tietoa mm. tykkäyksistä, sivuvierailuista, julkaisujen kommenteista, meille osoitetuista yksityisviesteistä sekä julkaisuihin liittyvistä tilastoista.
Käytämme henkilötietojasi mainosten kohdistamiseen ja kohderyhmien luomiseen Facebookissa. Näin voimme tarjota mahdollisimman kiinnostavia tuotteita juuri sinulle. Tämä tapahtuu kahdella tavalla: siirrämme asiakkaiden yhteystietoja Metalle kohdistaaksemme mainontaa sosiaalisessa mediassa. Jaettuja tietoja käytetään vain STR Global Group Oy:n määrittelemiin tarkoituksiin. Tässä tapauksessa me toimimme rekisterinpitäjinä ja Meta henkilötietojen käsittelijänä. Kohdistamme mainontaa myös niille, jotka eivät ole vielä asiakkaitamme, Metan ns. mukautettujen kohderyhmien kautta. Tämä tapahtuu oikeutetun edun perusteella.
Sinulla on oikeus kieltäytyä asiakastietojesi luovuttamisesta markkinoinnin kohdistamiseen. Voit ottaa yhteyttä asiakaspalveluumme ilmoittaaksesi siitä, että tahdot kieltäytyä tällaisesta tietojenkäsittelystä.
Hyödynnämme Page Insights -toimintoa tietojen käsittelyyn, jolloin meihin sovelletaan Page Insights Controller Addendum -ehtoja. (Katso: https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum) Lisätietoa nettisivuillamme käytetyistä evästeistä löytyy evästeselosteestamme. Jos haluat tietää Metan evästeiden käyttöperusteita, katso tarkemmin Metan evästeseloste.
Jos haluat käyttää henkilötietoihin kuuluvia oikeuksiasi (mm. tietojesi poistaminen) kun olet ”tykännyt” Facebook-sivuistamme tai seuraat sitä, pyydämme ottamaan yhteyttä paikalliseen Metan edustajaasi. Tietopyynnöt liittyen Page Insights -toimintaan lähetetään eteenpäin Metalle. Jos haluat lisätietoja siitä, miten Meta käsittelee henkilötietoja, millä oikeusperusteella tiedot käsitellään sekä miten voit toteuttaa omia oikeuksiasi, tutustu seuraavaan linkkiin: https://www.facebook.com/about/privacy
6.5 Trustmaryn käyttö
Käytämme Trustmary-palvelua asiakaspalautteen, arvostelujen ja suositusten keräämiseen. Trustmary auttaa meitä ymmärtämään asiakkaitamme paremmin erilaisten kyselyjen, kuten NPS- ja CSAT-kyselyjen avulla. Tämän lisäksi hyödynnämme tyytyväisten asiakkaidemme mielipiteitä julkisten arvostelujen muodossa markkinoinnissamme. Trustmaryyn siirtyy kyselytyypistä riippuen erilaista tietoa asiakkaistamme, jolloin me toimimme rekisterinpitäjänä ja Trustmary prosessoijana. Siirtyviä tietoja voivat olla esimerkiksi asiakkaan nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, mahdollinen organisaatio, asiakkaan kuva, sekä palaute, arvostelu tai suositus teksti- tai videomuodossa. Asiakkaamme näkevät ja hyväksyvät lähetettävät tiedot vastatessaan kyselyyn Trustmaryssa. Trustmary ei luovuta tietoja eteenpäin eikä käytä niitä omiin tarkoituksiinsa käyttöehtojensa vastaisesti. Voit lukea lisää Trustmaryn käyttöehdoista saadaksesi lisätietoja.
6.6 Tietojen luovuttaminen viranomaisille
STR Global Group Oy:lla on oikeus ja velvollisuus luovuttaa rekisteröityjen henkilötietoja viranomaisille heiltä tulevien selvityspyyntöjen täyttämiseksi perustuen EU:n tai sen jäsenvaltioiden lainsäädäntöön.
6.7 Konsernin sisäiset tiedonsiirrot
Tietoja voidaan siirtää konsernin sisällä riippuen siitä, mikä yritys vastaa käsittelyn teknisestä toteutuksesta sekä henkilöstöresurssien mukaisesti. Konsernin sisäisten tietojensiirtoihin sovelletaan tietojenkäsittelysopimuksia. Käsittelijänä toimivat yhtiöt eivät käsittele tietoja muihin kuin STR Global Group Oy:n (eli rekisterinpitäjän) määrittämiin käyttötarkoituksiin.
6.8 Yritysosto tai fuusioituminen
Mikäli joko konsernin jokin tytäryhtiö tai konserni kokonaisuudessa osallistuu yritysostoon tai fuusioituu, konsernilla on oikeus siirtää kaikki henkilötiedot oikeutetuille osapuolille oston seurauksena. Konsernilla on oikeutettu etu toteuttaa kyseiset toimenpiteet, mikäli näin katsotaan konsernin intressien mukaisesti tulevaisuudessa.
Mikäli konsernin jokin tytäryhtiö on osallinen konsernin sisäiseen fuusioon tai yritysostoon, tällaisten toimenpiteisiin liittyvät tiedot siirtyisivät tällaisten tarkoitusta varten.
7. Miten suojaamme tietosi?
Suojaamme tietosi teknisillä ja organisatorisilla toimilla, jotka takaavat, että tietosi ovat turvassa järjestelmissämme.
Henkilötietorekisterimme on olemassa vain sähköisenä versiona. Rekisteri on suojattu salasanoilla, salaamalla sekä palomuureilla tietomurtojen varalta. Rekisteriä käyttävien henkilöiden käyttöoikeudet on rajattu henkilön tehtävänkuvan mukaan. Kaikki rekisteriä käyttävät ovat allekirjoittaneet elämän mittaisen vaitiolositoumuksen rekisterin sisällöstä. Järjestelmistämme vastaava alihankkija vastaa puoleltaan riittävistä teknisistä ja organisatorisista toimista, jotka takaavat rekisterin fyysisen ja teknisen suojauksen. Alihankkijasopimukset myös täsmentävät, mitä alihankkijat saavat ja eivät saa tehdä tiedoilla.
8. Miten käytämme evästeitä?
Evästeet (engl. cookiet) ovat tekstitiedostoja, jotka Internet-selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeisiin sisältyy yksilöllinen tunniste, joka mahdollistaa käyttäjän tunnistamisen. Hyödynnämme evästeitä sähköisten palvelujemme käytettävyyden, laadun ja kehittämisen takaamiseksi sekä mainonnan kohdentamiseen. Käyttäjää ei kuitenkaan yksilöidä pelkkien evästeiden avulla.
Löydät erillisestä evästeselosteestamme lisätietoja siitä, millaisia evästeitä käytämme, miten kauan niitä säilytämme, mitä ne tekevät sekä oikeudestasi antaa tai peruuttaa suostumuksesi. Lue lisää evästeidemme käytöstä täältä.
9. Miten voin käyttää henkilötietoihini liittyviä oikeuksia?
Jos meillä on henkilötietojasi, eli olet rekisterissämme, sinulla on Euroopan tietosuoja-asetuksen perusteella oikeuksia. Sinulla on oikeus tietää, mitä tietojasi käsittelemme. Samoin sinulla on oikeus päästä järjestelmässä oleviin tietoihisi, vaatia virheellisten tietojen oikaisemista, tietojen poistamista sekä tietojen luovuttamisen kieltoa.
Sinulla on myös oikeus kieltäytyä puhelimessa toteutettavasta suoramarkkinoinnista. Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus sähköpostien lähettämiselle sekä vastustaa tietojesi käsittelyä sähköpostimarkkinointiin, mikäli sinulle on lähetetty sähköpostimarkkinointia asiakkuutesi perusteella. Lopulta sinulla on rekisteröitynä oikeus tehdä myös kantelu toiminnastamme Tietosuojavaltuutetulle.
Sinulla on myös oikeus saada vastaus kysymyksiisi GDPR:n määrittämissä rajoissa (1 kuukausi), vaikka pyrimme aina toimimaan nopeammin.
9.1 Sinulla on oikeus saada pääsy järjestelmässä sinua koskeviin henkilötietoihin
Tiedot voidaan toimittaa sinulle, kunhan olet tunnistautunut riittävästi. Tiedot voidaan toimittaa tapauskohtaisesti puhelimessa, sähköpostilla tai paperilla. Toistuvista paperilla toimitettavista pyynnöistä veloitamme kohtuulliset hallinnointikustannukset (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 15 artikla kohta 3)
Jos tahdot sinua koskevat puhelinnauhoitteet, voit saada ne käyttöösi litteroituna, tai voit tulla kuuntelemaan puhelunauhoitteen erikseen sovittuun toimipisteeseemme.
9.2 Sinulla on oikeus vaatia virheellisten tietojen oikaisemista tai poistamista
Jos huomaat, että meillä on sinusta virheellisiä tietoja, kerro asiasta meille, ja me korjaamme ne hetimiten.
9.3 Sinulla on oikeus kieltäytyä suora- ja sähköpostimarkkinoinnista sekä peruuttaa aikaisemmin antamasi suostumus suora- ja sähköpostimarkkinointia varten
Käytämme henkilötietojasi myös suoramarkkinoidaksemme sinulle tuotteita, joiden uskomme miellyttävän sinua. Kuitenkaan kaikki eivät ilahdu puhelinmarkkinoinnista. Rekisterissä olevana sinulla on oikeus estää markkinointiyhteydenotot. Tällöin puhelinnumerosi tallennetaan kieltolistalle, joka estää puhelunhallintajärjestelmää soittamasta juuri tähän numeroon. Numeroa ei käytetä mihinkään muuhun tarkoitukseen. Helpoin tapa saada markkinointikielto on ottaa yhteyttä asiakaspalveluun.
Myös muut kuin rekisterissämme olevat voivat ottaa yhteyttä asiakaspalveluumme ja pyytää puhelinmarkkinointikiellon tekemistä.
Jos olet erikseen antanut suostumuksesi puhelinmarkkinointia varten, voit peruuttaa sen ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme.
Lähetämme lisäksi sähköpostimarkkinointia sekä suostumuksen että oikeutetun edun perusteella. Jos et ole nykyinen tai entinen asiakkaamme, emme lähetä sinulle markkinointisähköpostia, jos et ole antanut siihen erikseen lupaa. Jos olet taas asiakkaamme, voimme mainostaa sähköpostitse ostamiasi vastaavia tuotteita, jos olemme saaneet sähköpostisi oston yhteydessä. Sinulla on kuitenkin aina oikeus kieltäytyä tällaisesta markkinoinnista jokaisessa sähköpostissa. Mikäli olet erikseen tilannut meiltä uutiskirjeen, sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus sähköpostien lähettämiselle. Suostumuksen voi peruuttaa tai markkinointia voi vastustaa helpoiten poistumalla listalta sähköpostissa olevan linkin kautta.
Asiakas voi kieltää myös sosiaalisen median kautta tapahtuvan markkinoinnin sekä yhteistyökumppaneiden kanssa toteutetun markkinoinnin olemalla yhteydessä asiakaspalveluun.
9.4 Sinulla on oikeus rajoittaa tai vastustaa tietojesi käsittely
Tietyissä tilanteissa voit pyytää tietojen rajoitusta tai vastustaa tietojen käsittelyä sen sijaan että tietoja poistetaan. Voit olla yhteydessä meihin asiasta.
9.5 Sinulla on oikeus kieltää tietojen luovuttaminen eteenpäin yhteistyökumppaneille
Voit tahtoessasi vaatia, että emme luovuta tietojasi yhteistyökumppaneillemme. Voit olla yhteydessä asiakaspalveluumme asiasta.
9.6 Sinulla on oikeus tehdä kantelu toiminnastamme Tietosuojavaltuutetulle
Jos koet, että olemme rikkoneet henkilötietojesi suojaa, sinulla on oikeus tehdä meistä kantelu tietosuojavaltuutetulle.
Koska rekisterinpitäjä sijaitsee Suomessa, voit tehdä ilmoituksen Tietosuojavaltuutetulle seuraavan linkin kautta: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle
9.7 Sinulla on oikeus tulla unohdetuksi
Sinulla on oikeus vaatia kaikkien tietojesi poistamista järjestelmistämme. Tätä sanotaan ”oikeudeksi tulla unohdetuksi”. Tällöin poistamme henkilötietosi kaikista järjestelmistämme. Tietojen poisto ei ole mahdollista esimerkiksi tilanteissa, joissa laskuja on maksamatta tai oikeuskäsittely on kesken. Samoin kirjanpitolain vaatimia tietoja ei voi poistaa kirjanpidosta ym.
Mikäli olet jättänyt arvion Trustmaryn kautta tai muun kyselyn kautta, voit erikseen tehdä pyyntö arvion poistamisesta.
Huom! Jos olet puhelinmarkkinointilistallamme, niin tietojen poistaminen ei ole sama asia kuin markkinointikielto. Jos poistamme kaikki tietosi järjestelmistämme, se ei takaa varmuudella markkinointipuheluiden loppumista. Jos poistamme kaikki tietosi järjestelmästämme, saamme numerosi mahdollisesti tulevaisuudessa uuden yhteystietolistan mukana, koska meillä ei ole silloin mitään keinoa tunnistaa numeroa sellaiseksi, että siihen ei saisi soittaa. Tästä syystä ainoa varma tapa lopettaa puhelinmarkkinointi on pyytää markkinointikieltoa. Tarjoamme tätä aina tapauksissa, joissa henkilö tahtoo poistaa tietonsa puhelinmyynnin lopettamiseksi.
9.8 Sinulla on oikeus saada vastaus henkilötietokyselyihisi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen määrittämässä ajassa
Vastaamme henkilötietoja koskeviin kyselyihin ”ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.” (GDPR 12.3). Kuitenkin pyrkimyksenämme on vastata selkeästi nopeammin. Jos pyynnön laajuus vaatii lisäaikaa, kerromme sinulle asiasta EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
9.9 Sinulla on oikeus pyytää tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen
Antamiasi tietoja voidaan siirtää meidän järjestelmästämme toiseen. Jos tahdot saada tietosi koneluettavassa muodossa, toimitamme ne sinulle tässä formaatissa.
9.10 Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi
Sinulla on oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon, mukaan lukien profiloinnin, kohteeksi, jos sillä olisi oikeusvaikutuksia tai muuta vastaavaa merkittävää vaikutusta ilman oikeutta vaatia ihmisen osallistumista päätöksentekoon. Tällä hetkellä rekisterimme sisältämistä tiedoista ei tehdä sellaista luvanvaraista automaattista päätöksentekoa, mukaan lukien profilointia, jolla olisi oikeusvaikutuksia rekisteröidyn kannalta. Ihmiset ovat osallisia päätöksiä, mikäli tekisimme päätöksen, jolla on oikeusvaikutuksia Sinuun.
9.11 Sinulla on oikeus saada tietää henkilötietojen käsittelystä
Mikäli olemme saaneet henkilötietosi muualta (esimerkiksi soittolistan mukana), pyrimme olemaan Sinuun yhteydessä asiasta kohtuullisessa ajassa. Sinulla on oikeus tietää, mistä tiedot ovat peräisin ja tämä vaihtelee soittolistan mukaan. Joissakin tapauksissa ainoa henkilötieto rekisterissämme on puhelinnumero, jonka olemme saaneet käyttöömme puhelinmarkkinointia varten, ja käytön on toteutettava määräajan sisällä. Mikäli emme tavoita Sinua puhelimitse tässä ajassa tai olet jo vastustanut puhelinmarkkointia, emme säilytä tai käytä numeroasi muihin tarkoituksiin, vaan tietosi poistuvat järjestelmästämme tavallisen käytäntömme mukaan.
10. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Päivitämme tätä henkilötietoselostetta, jotta voisimme ottaa siinä tarpeeksi hyvin huomioon lainsäädännön kehityksen, uudet tilanteet sekä toimintatapojen tai -mallien muutokset.
Tämä tietosuojaseloste on esillä verkkosivuillamme, ja version mukana on aina päivämäärä, jolloin seloste on päivitetty.
Tietosuojaseloste on päivitetty 11.03.2025
Teimme tietosuojaselosteeseen seuraavat muutokset:
- uudelleen järjestimme tiettyjä osioita sisällön selkeyttämiseksi
- selvensimme yleisesti tekstiä kautta selostetta ymmärrettävyyden lisäämiseksi sekä parantaakseen käsittelystä kertovat osiot
- muokkasimme enemmän seuraavia aihealueita:
- lisäsimme tietoa velvollisuudesta antaa tietoa sopimuksen perusteella (osio 2.7)
- selvensimme lasten henkilötietojen käsittelystä kertovaa tekstiä (osio 3.6)
- tarkensimme yritykseen koskevia lakisääteisiä velvollisuuksia henkilötietojen säilytykselle (osio 4.9, 5.11)
- kerroimme tietojen käsittelystä ja säilytyksestä liittyen tietosuojapyyntöihin (osio 4.11)
- tarkensimme tietojen käsittelyä konsernin sisällä (osio 6.7)
- selosteeseen tehdyt selvennykset ja lisäykset eivät aiheuta muutosta henkilötietojen käsittelyyn
Tietosuojaseloste on päivitetty 16.08.2024
Teimme tietosuojaselosteeseen seuraavat muutokset:
- selvensimme henkilötietojen säilytystä liittyen tilaajien asiakkuustietoihin ja päivitimme asiakkuustietojen säilytysajan kymmeneen vuoteen (osio 4.5)
- muissa kohdissa selostetta ilmoitetut säilytysajat pysyvät ennallaan ja ovat päivityksen jälkeen keskenään paremmin linjassa
Tietosuojaseloste on päivitetty 07.06.2024
Teimme tietosuojaselosteeseen seuraavat muutokset:
- tarkensimme tietoja puhelutietojen säilytyksestä (osio 4.2, 4.3)
- tarkensimme rekisteröidyn pyynnöstä tulevien yhteydenottoja (osio 5.6)
Tietosuojaseloste on päivitetty 06.03.2024
Teimme tietosuojaselosteeseen seuraavat muutokset:
- päivitimme tietoja ja selkeytimme selosteen järjestystä liittyen seuraaviin aiheisiin: kyselyt ja tuotearviot, omat markkinointilistat ja yhteistyökumppanit (osio 2, 2.5, 2.6, 3.1, 3.2, 4, 4.1, 4.2, 5, 5.1, 5.9, 5.12, 5.14)
- lisäsimme tietoa koulutuksesta ja laadunvarmennuksesta (osio 5.12)
- lisäsimme tietoa EU-US Data Protection Frameworkin käytöstä tietojen siirrossa (osa 6.2)
- lisäsimme tietoa Trustmaryn käytöstä tuotearvioiden henkilötietojen käsittelyssä (osio 6.7)
- tarkensimme joitakin rekisteröityjen oikeuksia eri tilanteissa (osio 9.3, 9.4, 9.5, 9.7, 9.9)
-lisäsimme tarkempaa tietoa tapauksista, jolloin emme tavoita rekisteröityä puhelinmarkkinoinnissa (osio 9.10)
Tietosuojaseloste on päivitetty 30.10.2023
Teimme tietosuojaselosteeseen seuraavat muutokset:
- muutimme Suomen Terveysravinto Oy:n yrityksen nimeä (osio 1, 6, 6.6, 6.7). Suomen Terveysravinto toimii jatkossa aputoiminimenä ja yrityksen uusi nimi on STR Global Group Oy. Kyseessä on sama rekisterinpitäjä (nimi on vain muuttunut). Muutos ei aiheuta mitään muutoksia henkilötietojen käsittelyyn.
- lisäsimme/tarkensimme tietoa uutiskirjeen tilaajien henkilötietojen käsittelystä (osio 2, 2.3, 3.3, 4, 4.6, 5, 5.8, 9, 9.3)
Tietosuojaseloste on päivitetty 29.09.2023
Teimme tietosuojaselosteeseen seuraavat muutokset:
- lisäsimme selosteeseen tietoa vahvasti tunnistautuneiden asiakkaiden henkilötietojen käsittelystä (osio 3.2, 3.4, 4.2 ja 4.8)
Tietosuojaseloste on päivitetty 20.10.2022
Teimme tietosuojaselosteeseen seuraavat muutokset:
- paransimme joidenkin kohtien ymmärrettävyyttä
- lisäsimme paremmin tietoa sähköpostihistorian säilytyksestä (osio 4.4)
- muutimme tekstiä kuvaamaan (kesto)tilaajien henkilötietojen käsittelyä paremmin (ert. osio 4.5)
- lisäsimme paremmin tietoa tietojen siirrosta perintään (osio 6.4)
- korjasimme kirjoitusvirheitä tekstistä
- lisäsimme selosteeseen tiedon yhteisrekisterinpitäjyydestämme ja uusista markkinointitavoista TikTokin kanssa (osio 6.6)
Tietosuojaseloste on päivitetty 3.2.2022
Teimme tietosuojaselosteeseen seuraavat muutokset:
- teimme selosteesta helpommin ymmärrettävää
- selkeytimme ja päivitimme kokonaisuutta vastaamaan tarkemmin sitä, miten tietoja käsitellään konsernin sisällä.
- selkeytimme rekisterinpitäjää sekä konsernin muita yrityksiä (osa 1)
- tarkensimme niitä tietoja, joita meillä on rekisteröidyistä (osa 3)
- selvensimme, mihin käyttötarkoituksiin tietoja käytetään (osio 5)
- selvensimme tietojen siirtoja (osio 6)
- selkeytimme tietojan siirtoja ETA-alueiden ulkopuolisiin kolmansiin maihin (osio 6.2)
- annoimme lisätietoja yhteisrekisterinpitäjyydestä Facebookin kanssa ja uusista markkinointitavoista. Lisäksi kerroimme, kuinka kieltäytyä kohdennetusta markkinoinnista sosiaalisessa mediassa (osio 6.5)
- selvensimme rekisteröidyn oikeuksia GDPR:n mukaan (osio 9)
